Pentingnya Teknologi Informasi Dalam Akuntansi

Akuntansi Dan Teknologi Informasi

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Pada dasarnya informasi merupakan data yang telah diolah sedemikian rupa, sehingga dapat dijadikan dasar bagi pengambilan keputusan. Informasi memegang peran yang sangat penting dalam suatu perusahaan untuk mengetahui kegiatan apa yang telah terjadi dengan perusahaannya, melakukan evaluasi apakah kegiatan yang dilakukan telah sesuai dengan apa yang telah direncanakan dan menjamin agar data tersebut dapat diolah secara efisien menjadi informasi yang akurat, dapat dipercaya dan tepat waktu maka dalam pengolahan data tersebut diperlukan suatu alat yang dinamakan sistem informasi.

Ada beberapa perbedaan sistem informasi yang diterapkan perusahaan. Salah satu sistem informasi yang sangat diperlukan bagi manajemen untuk mengolah data administrasi dan keuangan adalah sistem informasi akuntansi. Perbedaan tersebut sebenarnya hanya terletak pada penekanannya saja, namun pada dasarnya tetap mengandung pengertian yang sama.
Davis dan kawan-kawan, mengatakan bahwa accounting information system encompass the process and procedures by which an organization’s financial information is received, registered, recorded, handled, processed, stored, and ultimately disfosed of.
Penjelasan di atas menekankan pada proses dan prosedur pengelolaan atas informasi keuangan organisasi mulai dari penerimaan sampai dengan informasi tersebut tidak berguna lagi bagi organisasi.

Sedangkan Robert G. Murdick menyatakan bahwa The accounting information system can be defined as the set of activities of the organization responsible for preparation of financial information and the information obtained from transaction data for the purpose of ; (1) internal reporting to managers for use in planning and controlling current and future operations, and (2) external reporting to stockholders, government and other outside parties.

Pengertian di atas jelas mengenai sistem informasi akuntansi dan dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi mencakup proses dan prosedur pengelolaan informasi keuangan organisasi dengan tujuan untuk pelaporan kepada pihak intern maupun ekstern perusahaan.

Tujuan Sistem Informasi Akuntansi

Tujuan penyusunan sistem informasi akuntansi adalah sama dengan tujuan penyusunan sistem akuntansi antara lain :

a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan usaha baru.

b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, Ketepatan penyajian maupun struktur informasi

c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi & pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (realibility) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggung jawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.

d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyeleng-garaan catatan akuntansi.

Tujuan di atas dapat dijelaskan bahwa biasanya perusahaan baru memulai usahanya sangat memerlukan penyusunan sistem informasi akuntansi yang lengkap. Namun, adakalanya sistem informasi akuntansi yang sudah ada tidak dapat memenuhi kebutuhan manajemen, baik dalam hal mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasi yang terdapat dalam laporan. Dengan memperbaiki pengawasan akuntansi dan pengendalian intern, maka pertanggungjawaban terhadap penggunaan kekayaan organisasi dapat dilaksanakan dengan baik.

Penggunaan Teknologi Informasi Terbaru Dalam Akuntansi

Peran teknologi informasi dalam membantu proses akuntansi dalam perusahaan/organisasi  telah lama berlangsung. Alasan utama penggunaan IT dalam akuntansi ialah efisiensi, penghematan waktu dan biaya. Alasan lain termasuk peningkatan efektifitas, mencapai hasil/output laporan keuangan dengan benar. Alasan lainnya yaitu ditambah dengan perlindungan atas aset perusahaan.

Jika kita gunakan ilustrasi piramida organisasi, tugas akuntansi akan berada pada level paling bawah yaitu level operasional dan transaksional. Level ini punya ciri khas yaitu teknis, repetitive, prosedural, standar dan juga dapat membuat bosan. Contohnya, akuntansi yang menangani transaksi pembelian, penjualan, pengiriman barang, pembayaran transaksi, penerimaan hasil penjualan, penyusunan laporan. Ciri khas ini yang menjadi alasan utama mengapa teknologi informasi sangat berkaitan erat dengan akuntansi. Bahkan, kisah hubungan ini telah terjadi jauh-jauh hari pada saat komputer masih berbadan besar dan boros tenaga (mainframe).

Bagaimana dengan sekarang? saya kira masih sama. Peran TI dalam akuntansi masih penting bahkan makin semakin penting! Kemajuan pesat TI sangat berpengaruh terhadap perkembangan dan aplikasi ilmu akuntansi. Munculnya istilah enterprise systems, e-business, business intelligence, conforming to assurance and compliance standards, IT governance, business continuity management, privacy management, business process improvement, mobile and remote computing, XBRL, dan knowledge management menunjukkan bahwa dunia akuntansi akan semakin kompleks, tidak hanya berkutat pada jurnal dan penyusunan laporan keuangan saja. Ini membuat dunia akuntansi lebih menarik! Peran akuntan dapat meliputi tiga bidang: perancang, pengguna dan pemeriksa (auditor).  Dalam ketiga peran ini, TI akan sangat berperan dalam kesuksesan kerja akuntan.

Bagi mahasiswa akuntansi di Indonesia, patut disadari bahwa kurikulum yang ada belum mendukung terciptanya seorang akuntan yang juga handal dibidang TI. Tentu yang saya maksud bukan handal secara teknis (walaupun ini juga baik sekali jika dapat disiapkan) tapi handal dalam artian paham dan mampu menggunakan TI dalam menunjang peran seorang akuntan.

Tentu saja pengetahuan tentang TI bukan segalanya dalam konteks ilmu sistem informasi akuntansi. Diperlukan pemahaman lainnnya seperti database, pelaporan yang baik, pengendalian, business operation, pemrosesan transaksi, pengambilan keputusan manajemen, pengembangan dan penggunaan sistem, komunikasi, dan pemahaman prinsip akuntansi dan audit.

Penerapan Teknologi Informasi Dalam Akuntansi

Perkembangan Teknologi Informasi (TI) yang berkembang dewasa ini memberikan banyak kemudahan pada berbagai kegiatan bisnis karena sebagai sebuah teknologi yang menitik beratkan pada pengaturan sistem informasi dengan penggunaan komputer, TI dapat memenuhi kebutuhan informasi dunia bisnis dengan sangat cepat, tepat waktu, relevan, dan akurat. Teknologi informasi (TI) turut berkembang sejalan dengan perkembangan peradaban manusia.

Perkembangan TI tidak hanya mempengaruhi dunia bisnis, tetapi juga bidang – bidang lain, seperti kesehatan, pendidikan, pemerintahan, dan lain-lain. Kemajuan TI juga berpengaruh signifikan pada perkembangan akuntansi yang kegiatannya tidak terlepas dari teknologi informasi tersebut. Semakin maju TI semakin banyak pengaruhnya pada bidang akuntansi. Perkembangan teknologi informasi, terutama pada era informasi berdampak signifikan terhadap sistem informasi akuntansi (SIA) dalam suatu perusahaan. Dampak yang dirasakan secara nyata adalah pemrosesan data yang mengalami perubahan dari sistem manual ke sistem komputer. Di samping itu, pengendalian intern dalam SIA serta peningkatan jumlah dan kualitas informasi dalam pelaporan keuangan juga akan terpengaruh.Perkembangan akuntansi yang menyangkut SIA berbasis komputer dalam menghasilkan laporan keuangan akan mempengaruhi praktik pengauditan. Perubahan proses akuntansi akan mempengaruhi proses audit karena audit merupakan suatu bidang praktik yang menggunakan laporan keuangan (produk akuntansi) sebagai objeknya. Kemajuan TI juga mempengaruhi perkembangan proses audit. Kemajuan software audit memfasilitasi pendekatan audit berbasis komputer. Akuntan merupakan profesi yang aktivitasnya banyak berhubungan dengan TI. Perkembangan SIA dan proses audit sebagai akibat dari adanya kemajuan TI dan perkembangan akuntansi akan memunculkan peluang bagi akuntan. Peluang ini dapat dimanfaatkan oleh akuntan yang mempunyai pengetahuan memadai tentang SIA dan audit berbasis komputer. Sebaliknya, akuntan yang tidak mempunyai pengetahuan yang cukup tentang SIA dan audit berbasis komputer akan tergusur posisinya karena tidak mampu memberikan jasa yang diperlukan oleh klien.

Perkembangan teknologi informasi yang pesat mengakibatkan perubahan yang sangat signifikan terhadap akuntansi. Perkembangan akuntansi berdasar kemajuan teknologi terjadi dalam tiga babak, yaitu era bercocok tanam, era industri, dan era informasi. Hal ini dinyatakan oleh Alvin Toffler dalam bukunya yang berjudul The Third Wave (Robert, 1992). Salah satu bidang akuntansi yang banyak dipengaruhi oleh perkembangan TI adalah SIA. Pada dasarnya siklus akuntansi pada SIA berbasis komputer sama dengan SIA berbasis manual, artinya aktivitas yang harus dilakukan untuk menghasilkan suatu laporan keuangan tidak bertambah ataupun tidak ada yang dihapus. SIA berbasis komputer hanya mengubah karakter dari suatu aktivitas. Model akuntasi berbasis biaya historis tidak cukup untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan pada era teknologi informasi (Elliot dan Jacobson, Gani, 1999). Model akuntansi pada era teknologi informasi menghendaki bahwa model akuntansi dapat mengukur tingkat perubahan sumber daya, mengukur tingkat perubahan proses, mengukur aktiva tetap tak berwujud, memfokuskan ke luar pada nilai pelanggan, mengukur proses pada realtime, dan memungkinkan network. Perubahan proses akuntansi akan mempengaruhi proses audit karena audit merupakan suatu bidang praktik yang menggunakan laporan keuangan (produk akuntansi) sebagai objeknya. Praktik auditing bertujuan untuk memberikan opini terhadap kewajaran penyajian laporan keuangan yang dihasilkan oleh SIA.

Dengan adanya kemajuan yang telah dicapai dalam bidang akuntansi yang menyangkut SIA berbasis komputer dalam menghasilkan laporan keuangan, maka praktik auditing akan terkena imbasnya. Perkembangan TI juga mempengaruhi perkembangan proses audit. Menurut Arens, terdapat tiga pendekatan auditing pada EDP audit, yaitu audit sekitar komputer (auditing around the computer), audit melalui komputer (auditing through the computer), dan audit berbantuan komputer (auditing with computer). Auditing around the computer adalah audit terhadap penyelenggaraan system informasi komputer tanpa menggunakan kemampuan peralatan itu sendiri, pemrosesan dalam komputer dianggap benar, apa yang ada dalam computer dianggap sebagai “black box” sehingga audit hanya dilakukan di sekitar box tersebut. Pendekatan ini memfokuskan pada input dan output. Jika dalam pemeriksaan output menyatakan hasil yang benar dari seperangkat input pada sistem pemrosesan, maka operasi pemrosesan transaksi dianggap benar. Salah satu bidang akuntansi yang banyak dipengaruhi oleh perkembangan TI adalah SIA. Pada dasarnya siklus akuntansi pada SIA berbasis komputer sama dengan SIA berbasis manual, artinya aktivitas yang harus dilakukan untuk menghasilkan suatu laporan keuangan tidak bertambah ataupun tidak ada yang dihapus. SIA berbasis komputer hanya mengubah karakter dari suatu aktivitas. Model akuntasi berbasis biaya historis tidak cukup untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan pada era teknologi informasi (Elliot dan Jacobson, Gani, 1999). Model akuntansi pada era teknologi informasi menghendaki bahwa model akuntansi dapat mengukur tingkat perubahan sumber daya, mengukur tingkat perubahan proses, mengukur aktiva tetap tak berwujud, memfokuskan ke luar pada nilai pelanggan, mengukur proses pada realtime, dan memungkinkan network. Perubahan proses akuntansi akan mempengaruhi proses audit karena audit merupakan suatu bidang praktik yang menggunakan laporan keuangan (produk akuntansi) sebagai objeknya. Praktik auditing bertujuan untuk memberikan opini terhadap kewajaran penyajian laporan keuangan yang dihasilkan oleh SIA.

Secara singkat manfaat IT dalam Akuntansi adalah :

• Menjadikan pekerjaan lebih mudah (makes job easier)

• Bermanfaat (usefull)

• Menambah produktifitas (Increase productivity)

• Mempertinggi efektifitas (enchance effectiveness)

• Mengembangkan kinerja pekerjaan (improve job performance)

Peran teknologi informasi dalam membantu proses akuntansi dalam perusahaan telah lama berlangsung. Alasan utama penggunaan IT dalam akuntansi ialah efisiensi, penghematan waktu dan biaya. Alasan lain termasuk peningkatan efektifitas, mencapai hasil laporan keuangan dengan benar. Alasan lainnya yaitu ditambah dengan perlindungan atas aset perusahaan.

Jika kita gunakan ilustrasi piramida organisasi, tugas akuntansi akan berada pada level paling bawah yaitu level operasional dan transaksional. Level ini punya ciri khas yaitu teknis, repetitive, prosedural, standar dan juga dapat membuat bosan. Contohnya, akuntansi yang menangani transaksi pembelian, penjualan, pengiriman barang, pembayaran transaksi, penerimaan hasil penjualan, penyusunan laporan. Ciri khas ini yang menjadi alasan utama mengapa teknologi informasi sangat berkaitan erat dengan akuntansi. Bahkan, kisah hubungan ini telah terjadi jauh-jauh hari pada saat komputer masih berbadan besar dan boros tenaga (mainframe).

Pentingnya Teknologi Informasi dan Manfaat Teknologi Informasi untuk Akuntan

Akuntan merupakan orang yang ahli dalam bidang akuntansi. Akuntan pun harus terlibat dalam menggunakan jaringan komputer. Akuntan membantu mengkonsolidasikan data melalui jaringan computer menjadi berguna untuk informasi keuangan. Akuntan juga dapat mengevaluasi control dan langkah-langkah keamanan untuk jaringan.

Pengaruh TI terhadap SIA sangat penting, maka computer menyediakan:

1. Pengolahan transaksi dan data lain

2. Keakuratan dalam perhitungan dan perbandingan dengan data

3. Biaya rendah pengolahan setiap transaksi

4. Lebih tepat waktu penyusunan laporan dan keluaran lain

5. Lebih ringkas penyimpanan data, dengan aksesibilitas yang lebih besar bila diperlukan

6. Lebih beragam pilihan untuk memasukkan data dan menyediakan keluaran

7. Produktivitas yang lebih tinggi bagi karyawan dan manajer, yang belajar menggunakan

Seorang Akuntan berfungsi untuk melakukan pengidentifikasian, pencatatan segala kejadian-kejadian atau transaksi dalam sebuah perusahaan hingga menyajikannya dalam sebuah laporan keuangan untuk dilaporkan kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Hal tersebut akan dapat lebih mudah dan cepat disajikan apabila seorang Akuntan tersebut juga menguasai dalam mengoperasian sebuah program yang menunjang bagi pengolahan transaksi yang terjadi dalam aktivitas perusahaan, hingga menjadi sebuah laporan keuangan.

Ada beberapa program yang dirancang untuk mengoperasikan transaksi di sebuah perusahaan, seperti MYOB Accounting, Dac Easy Accounting for Windows (DEA), Sofi, Accpac Simply Accounting, Quicken, Peacthree, Ubs, Crystal Report dan lain sebagainya. Sebagai contoh, MYOB  Accounting yang merupakan salah satu program untuk akuntansi dengan berbasis Windows dari MYOB Limited. Produk yang dikeluarkan oleh MYOB antara lain seperti MYOB Accounting (plus), MYOB Premier Acounting, MYOB Asset Manager dan MYOB Retail Manager. Software tersebut cocok diterapkan untuk kondisi bisnis di Indonesia untuk skala kecil maupun menengah. Berbagai keunggulan yang dimilikinya adalah penggunaan yang relatif mudah dan dapat dikuasai dalam waktu relatif singkat, menampung transaksi hingga milyaran rupiah, serta direkomendasi dapat diterapkan pada 105 jenis perusahaan. Begitu pula dengan program Akuntansi lainnya yang memiliki berbagai kelebihannya masing-masing.Kini perusahaan menampilkan laporan keuangan dalam sebuah website yang dimiliki oleh perusahaan tersebut. Maka diperlukan seorang akuntan yang memiliki pengetahuan dalam mengelola sebuah website.

Dari contoh diatas, maka seorang akuntan dituntut untuk selalu mengikuti perkembangan TI demi menunjang aktivitas kerja sehari-hari. Untuk menjadi seorang akuntan yang mengikuti perkembangan Teknologi Informasi, maka tinggal menggabungkan antara prinsip-prinsip standar akuntansi yang berlaku, kemudian mempelajari program yang banyak digunakan saat ini. Juga penggunaan internet akan membantu mendapakan informasi untuk meningkatkan wawasan sebagai seorang Akuntan.

Jaringan komputer pun sangat penting bagi seorang akuntan karena komputer merupakan jaringan bagian integral dari SIA yang dapat mentransmisikan data dan informasi. Jaringan ini juga merupakan jaringan yang terkena resiko tinggi karena akan terkena mudah hilangnya catatan akuntansi yang berharga. Maka untuk mencegah hilangnya catatan akuntansi diperlukan teknik khusus yang dapat memastikan bahwa data yang dimasukan akurat. Lalu jaringan khusus sedang dikembangkan yang dapat melayani pengguna dengan beraneka ragam informasi keuangan. Mungkin dalam beberapa jaringan pengguna merupakan orang ketiga.

SIA memiliki keterbatasan yaitu:

1. Sistem pribadi harus menghabiskan waktu untuk pemeliharaan sistem karena sistem informasi akuntansi tidak bisa dengan mudah kembali menghadapi perubahan kondisi bisnis.

2. Keuangan dan data operasional tidak terintegrasi, karena akan sulit untuk menghasilkan laporan yang melibatkan keuangan dan informasi yang tidak melibatkan keuangan.

3. Pemrosesan transaksi akuntansi sistemyang mengumpulkan data keuangan terfokus pada klasifikasi akuntansi, mengabaikan "multidimensi" aspek transaksi, dan data yang diselenggarakan oleh: cerobong asap "pendekatan.

4. Proses bisnis dan prosedur akuntansi tidak dianalisis dan diperbaiki sebelum diubah dari manual ke bentuk otomatis. Sebagai hasilnya, dalam efisiensi dari sistem manual yang hanya diembed dalam sistem otomatis.

5. Sistem warisan tidak dirancang untuk menghasilkan informasi pendukung keputusan yang tepat waktu. Data yang diperlukan tidak dapat dengan mudah dan langsung diakses oleh dan pengguna. Ketika diminta laporan baru, programer komputer harus menulis program-program baru selama jangka waktu diperpanjang untuk mengekstrak informasi yang diminta.

Membuat Laporan Keuangan Dengan Software Akuntansi

(Zahir Accounting)

Perkembangan teknologi tidak hanya terpaut pada barang-barang elektronik tetapi juga ia memengaruhi mekanisme pencatatan dalam wawasan akuntansi. Modernisasi akuntansi memberi perubahan yang amat signifikan terhadap sistem itu sendiri. Akibatnya efisiensi waktu dielu-elukan amat menyokong staf dan pengusaha dalam mengambil keputusan bisnis. Dampaknya kinerja perusahaan dapat diketahui oleh pelbagai pihak sedini mungkin termasuk publik yang memang tengah ingin berinvestasi pada perusahaan terbuka.

Sisi positif dalam sistem akuntansi kontemporer setidaknya menciptakan terobosan baru dengan maksud mengajak para staf akuntansi dan akuntan agar lebih memercayai sistem terpadu yang dirancang sedemikian rupa keakuratannya. Ini juga sekaligus melenyapkan anggapan bahwa pencatatan manual bahkan yang sudah terlampau konvensional dengan cara menulis di atas buku sudah sangat ketinggalan zaman.

Adapun alur yang terbukti sederhana dan mudah diterapkan untuk membuat laporan keuangan digambarkan dengan penampang berikut ini : 

1. Pembuatan data kerja baru

Tahapan ini memandu pengguna untuk mengisi identitas perusahaan, periode awal akuntansi, pemilihan bidang usaha, pembuatan COA standar otomatis, dan pemilihan mata uang.

2. Pengisian data master

Pengguna dengan mudah mengisi data nama dan alamat, penyesuaian COA, data barang, dll.

3. Pengisian saldo awal

Perusahaan yang sudah berdiri sebelum menggunakan sistem akuntansi terpadu dapat mengisi saldo awal akun, piutang usaha, utang usaha, dan persediaan barang.

4. Memasukkan transaksi

Awali dengan memilah nota-nota transaksi ke dalam kategori transaksi misalnya pembayaran iuran masuk sebagai transaksi jurnal umum, penjualan masuk sebagai transaksi jurnal khusus, dsb.Di dalam sistem akuntansi terpadu, pencatatan jurnal umum disediakan dalam modul khusus misalnya modul Buku Besar. Pengguna cukup mengeklik modul tersebut dan tampillah fasilitas penginputan jurnal umum. Pilih akun yang sesuai di sisi debit dan kredit, masukkan nilainya, lalu rekam/ simpan. Semua transaksi sudah otomatis diposting ke buku besar setelah pengguna mengeklik tombol posting.

Pencatatan pembelian/ penjualan disediakan juga dalam modul khusus dengan fasilitas yang disajikan lengkap meliputi pengadaan barang, penawaran harga, pemesanan barang/jasa, pesan hantar, invoicing, retur, pembayaran utang/piutang, dll.

Jika pengguna akan menyesuaikan persediaan barang atau mungkin melakukan stock opname, sistem pun menyediakan modul Persediaan yang di dalamnya terdapat fasilitas pemakaian/ penyesuaian barang, perakitan, pembongkaran, pemindahan barang antargudang, transaksi konsinyasi, dll.

Pencatatan transaksi transfer tunai, pembelian harta tetap, penerimaan modal, pembayaran dengan giro, dll dapat dicatat di modul Kas & Bank.

5. Pemeriksaan ulang

Periksa kebenaran data yang telah diinput dari fasilitas alat bantu, misalnya dengan menghitung ulang saldo akhir akun, hitung ulang saldo akhir persediaan barang, cek jurnal yang tidak balance, dsb.

6. Tutup Buku Akhir

Suatu software akuntansi dilengkapi juga dengan fasilitas tutup buku akhir bulan dan tahun. Ini memungkinkan pengguna tidak perlu lagi menjurnal manual tutup buku, penyusutan, dsb

7. Laporan Keuangan Terbentuk Otomatis

Cukup mengeklik tombol posting di setiap transaksi atau secara massal, transaksi masuk ke buku besar secara otomatis. Dengan demikian, buku besar pembantu, laporan keuangan, dan laporan pembantu pun terbentuk secara otomatis pula.

Begitu mudah bukan? Kecanggihan teknologi membawa kita ke era yang lebih cepat namun tetap akurat dalam urusan pembukuan akuntansi. Laporan keuangan dapat segera menyajikan informasi yang relevan sehingga staf dan pengusaha tidak lagi memikirkan deadline. Laporan Keuangan bukan masalah sebab semua jadi mudah berkat sistem akuntansi terpadu kontemporer.